Covid-19 : 5 règles essentielles de management

Face à la crise liée au Covid-19, le pôle Mont-Blanc Industries organise une série de webinaires destinés à aider les entreprises à gérer au mieux leurs collaborateurs et la reprise partielle de l’activité. Voici 5 règles essentielles de management tirées de deux webinaires qui ont eu lieu cette semaine : l’un avec pour intervenant Michel Papet, consultant en organisation, et l’autre avec le témoignage de l’entreprise Pfeiffer Vacuum, filiale française du numéro deux mondial sur les marchés du vide basée à Annecy.

  1. Identifier les besoins et les risques

Il est tout d’abord important d’établir un diagnostic de la situation de l’entreprise sur le modèle de la théorie organisationnelle de Berne, explique Michel Papet en déterminant les risques et les besoins. Ces derniers peuvent être divisés en quatre catégories : leadership, règles, accomplissement du personnel et liens entre les personnes. Pour sa part, Pfeiffer Vacuum a identifié 4 services vitaux à mettre en sécurité absolue : la paye, les finances, l’administration des ventes et l’IT (technologies de l’information), souligne Benoît Guillaumin, directeur administratif et financier du groupe et membre du CODIR, présent au webinaire avec deux autres membres du CODIR : Benoît Locquet, directeur des ressources humaines et Elodie Ratajak , responsable du service Hygiène, Sécurité, Environnement.

  1. S’organiser

La deuxième étape consiste à s’organiser, souligne Michel Papet. Il s’agit d’établir des règles claires pour se protéger (mesures barrières, masques, etc.), d’indiquer les moyens pour y parvenir sans oublier de mettre en avant les valeurs de l’entreprise. Pour sa part, Pfeiffer Vacuum a mis en place dès le 1er mars une cellule de crise qui a limité les effectifs présents sur le site en fonction des capacités limites des postes. Résultat : le nombre de collaborateurs sur le site est passé de 800 à 200 personnes par jour qui assurent 70% de la production normale. A cela s’ajoutent 300 personnes qui travaillent en home office. Ceux qui ne travaillent pas sont mis en chômage partiel et doivent auparavant écluser tous leurs RTT et congés. Enfin Pfeiffer a élaboré des règles très précises de protection individuelle : contrôle de la température, port du masque chirurgical, maintien d’une distance de sécurité, etc.

  1. Communiquer

Pour le dirigeant et ses relais au sein de l’entreprise, il est essentiel de donner des informations sur les décisions qui ont été prises, les mesures de sauvegarde ainsi que sur ses clients et ses fournisseurs, explique Michel Papet. Il est important de donner des informations fiables, sinon il vaut mieux ne pas en donner du tout, ajoute-t-il. La nécessaire communication et transparence est également évoquée par Pfeiffer Vacuum. Celle-ci doit être à la fois générale pour donner du sens à la reprise d’activité et individuelle auprès de chaque volontaire au redémarrage.

  1. Etre présent sur le terrain

C’est un élément essentiel du management. Il faut aller sur le terrain tous les jours car les collaborateurs ont besoin de savoir qu’il y a un capitaine qui tient bon la barre du navire dans la tempête, estime Michel Papet. Cela permet aussi d’avoir des remontées d’informations de votre équipe (responsable commercial, RH, comptable, etc.). Un point également souligné par Pfeiffer qui a mis en place un accueil sécurité de chaque nouvelle équipe le jour de reprise par des membres de la cellule de crise et le CODIR dans chaque secteur. Cette présence sur le terrain, confortée par une ronde de surveillance de respect des règles par un membre du CODIR, permet une remontée d’information rapide qui aboutit à des actions concrètes rapides.

  1. Créer du lien entre les collaborateurs

Le fait d’être en télétravail renforce la nécessité de créer du lien entre les personnes, souligne Michel Papet. Pour cela les outils sont nombreux : groupes WhatsApp, visioconférences, webinaires, etc. Chaque personne réagit différemment selon que son émotion motrice est la peur, la tristesse, la colère ou la joie et il faut en tenir compte, ajoute-t-il. De son côté, Pfeiffer Vacuum a créé pour chaque service un groupe WhatsApp, ce qui permet des échanges journaliers.

Isabelle Verdier
* A noter que deux autres webinaires gratuits organisés par Mont-Blanc Industries auront lieu la semaine prochaine : l’un mardi, qui sera consacré à la gestion de trésorerie et l’autre jeudi avec pour thème la gestion du stress.